Erfaringer med OKR - utfordringer & muligheter:
En kort intro til OKR, rammeverkets fordeler og ulemper - og noen tanker om mulighetene i å benytte felles målstyring på tvers av hele organisasjonen!
Gjennom årene har jeg jobbet med en rekke team og ledergrupper i prosessen med å etablere Objectives and Key Results (OKRs). Noen har vært helt nye i denne målstyringsmetodikken, mens andre har etterhvert opparbeidet seg flere års erfaring. Basert på dette ønsker jeg å dele noen egne refleksjoner, vanlige utfordringer og de mange mulighetene som ligger i å bruke et felles rammeverk for prioritering og retning. Kanskje dette kan være nyttig for deg, enten du er i startfasen eller ikke har hørt om OKR før, men er nysgjerrig på å lære mer?
To sentrale grunner til å implementere OKR i virksomheten:
Felles språk for suksess – Alle forstår hva som skal oppnås, og kommunikasjonen blir mer presis.
Samlet retning og fokus – Ved å jobbe med målstyring samtidig, kan vi skape bedre fremdrift.
Når hele organisasjonen bruker samme metode for å sette og kommunisere mål, blir det enklere å forstå prioriteringer på tvers av team. Det gir bedre transparens og gjør det lettere å se hvordan hvert team bidrar til virksomhetens overordnede mål. Misforståelser kan også avverges raskere og det er lettere å identifisere hindringer som vi så kan gjøre noe med.
Hva er OKR?
OKR står for Objectives & Key Results. På norsk varierer oversettelsene – noen bruker "Mål og Nøkkelresultater", andre "Hovedmål og Delmål". Personlig synes jeg Mål & Nøkkelresultater samsvarer best med den engelske betydningen. Uansett terminologi er grunnprinsippet det samme, men jeg benytter altså mål & nøkkelresultater her i min forklaring:
Mål (“Objective”) definerer en ambisiøs retning. Hva skal vi lykkes med?
Nøkkelresultater (“Key Results”) gjør målene konkrete og målbare. Hvordan vet vi at vi har lykkes?
Et godt OKR-sett inneholder typisk 2–4 mål, der hvert mål har 2–4 tilhørende nøkkelresultater. Det er bedre å ha få tydelige mål enn for mange. Mål åpner for å tenke ambisiøst og fritt rundt selve formålet. Sammen med nøkkelresultater tydeliggjør det at målet også har noen helt konkrete og målbare parametere, som kan gi oss en pekepinn på om vi lykkes eller ikke.
Møt motstanden: "Jeg vil heller bytte jobb enn å sette OKR"
Når OKR introduseres, kan det møte motstand. Dette er ikke nødvendigvis å grunn av rammeverket eller de/den som introduserer det. Ofte skyldes det at folk blir bedt om å jobbe med noe nytt de ikke kjenner til, noe som kan oppleves skummelt, vanskelig eller demotiverende. Spesielt kan nøkkelresultater være en barriere for mange. For at OKR skal fungere (også over tid), må vi derfor:
Være bevisste på hvordan vi introduserer rammeverket
Skape en felles forståelse for hvorfor OKR er nyttig (ikke bare i enkelte miljøer eller nivåer av organisasjonen)
Vise hvordan det kan styrke teamets arbeidshverdag
Hvordan gjør vi OKR motiverende?
For å sikre at OKR blir en verdifull og produktiv prosess, ikke bare en overfladisk øvelse, er det viktig å
Fokusere på teamet – De som setter OKR sammen må ha felles eierskap og en tydelig felles misjon. Hvorfor er vi til?
Klargjøre arbeidsprosesser – Investere tid i å etablere gode samarbeidsformer, både internt i enkeltteamet gjennom spilleregler el.l. men også inn mot tilhørende team og/eller avdelinger. Hvordan skal vi operere sammen?
Sikre forankring – Målene bør gi mening i praksis og ikke bare på ledelsens strategislides. Hvordan sikrer vi at stemmer blir hørt og at man kan være med å påvirke?
OKR i praksis: Fallgruver og muligheter
OKR som strategi, ikke tvang
Dersom OKR kun brukes som et styringsverktøy for toppledelsen, mister det fort sin verdi. OKR skal være et hjelpemiddel for teamene, og for selskapet som helhet, ikke som et kontrollverktøy. Derfor er det smart å jevnlig ta temperaturen på hvordan folk forholder seg til målstyring utover i organisasjonen på alle nivåer, ha gode og konstruktive diskusjoner på hva vi skal oppnå og lykkes med på tvers av alle nivåer i organisasjonen for å sikre at det fungerer som det strategiske styringsverktøyet det er ment å være.
Unngå "målingsfatigue"
Mer informasjon og data kan gi oss bedre innsikt, men det kan også føre til overanalysering og detaljfokus. Det viktigste er at teamene leverer på det som betyr noe, og som flytter oss, ikke at hver eneste prosess er perfekt dokumentert og at ordlyden på nøkkelresultat x,y og z er helt etter boka. Mange mister motivasjon personlig, men også på vegne av teamet om teorien blir for dominerende. Likevel vil jeg si at OKR-rammeverket er supert på å løfte organisasjonens evne til å bli mer datadrevet på ganske kort tid.
Åpenhetens pris
Når alle mål og nøkkelresultater blir synlige på tvers av selskapet, kan informasjonsmengden bli overveldende. En tidlig fase kan oppleves kaotisk, men på sikt gir det erfaringsvis bedre prioriteringer og smartere diskusjoner. Det kan være smart å minne hverandre på at selv om vi har tilgang til alt betyr ikke det at vi må kjenne til alt, til enhver tid. Åpenhet gir også rom for å bry seg mer om hverandres gjøren og laden på godt og vondt. Teamene må bli vant til at andre bryr seg, stiller spørsmål og har innvendinger til hverandres prioriteringer.
Oppsummering
OKR er et kraftfullt verktøy for å skape felles retning, økt fokus og bedre samhandling i en organisasjon. For at det skal fungere optimalt, og for at det skal oppleves motiverende for alle nivåer i organisasjonen er det viktig å:
Sikre forankring og eierskap i teamene fra start
Tilpasse og justere etter behov og basert på den læringen man gjør seg underveis. Lytt til systemet og vær observant på om teamene er rigget rett, om informasjonsflyten fungerer, om den overordnede prosessen bør justeres.
Bruke hovedsaklig OKR som et styringsverktøy for teamene, ikke som et kontrollverktøy for ledelsen.
Ved å bruke OKR riktig, kan dere skape en mer smidig, innovativ og samkjørt organisasjon – og da er det absolutt verdt innsatsen!
Har du tilbakemeldinger eller er mer nysgjerrig på målstyring og OKR-metodikk? Er dere i gang, men trenger litt ekstra implementasjonskraft? Ta kontakt med meg på tone@mongmeister.no eller 913 88 636!
Ingen utfordring er for stor - ingen møter er for små!
/Tone
